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Gli strumenti dello Smart Working: il kit dello Smart Worker
Oggi è davvero sulla bocca di tutti. Le recenti circostanze e precauzioni sanitarie hanno obbligato le aziende a ripensare (anche velocemente) alle proprie modalità operative per impattare con minor incisività sul business, garantendo continuità. Introdurre lo Smart Working è un processo esemplare, orientato al merito, che richiede accortezze nella realizzazione. Quali sono gli strumenti operativi per mettere realmente in pratica il lavoro agile, trasformandolo da teoria concettuale a una realtà a tutti gli effetti?
La cassetta degli attrezzi dello Smart Worker
Quali tools mettere a disposizione dei dipendenti (sono numerose le aziende note che hanno fatto da apripista in tal senso) per abbracciare un approccio al lavoro improntato sullo Smart Working?
Sono tanti gli strumenti imprescindibili e al contempo semplici da adottare per impostare un flusso di lavoro organizzato. Questi si possono catalogare in:
1. Strumenti per l’archivio e la condivisione le informazioni: il Cloud Computing
Gli ingombranti faldoni cartacei sono oggi sostituiti da comodi e capienti strumenti per l’archiviazione di informazioni. Citiamo, ad esempio, Google Drive, o il suo diretto e più noto competitor, Microsoft Office, il cui tool di SharePoint completa l’offerta con un pacchetto di innovative applicazioni a corredo che permettono di salvare e condividere documenti da qualsiasi postazione di lavoro.
Altri strumenti per la condivisione di informazioni sono Dropbox e WeTransfer, utilizzati per l’invio di file multimediali di grandi dimensioni.
2. Strumenti per l’organizzazione del lavoro
Come gestire, nella pratica, il flusso lavorativo, organizzando la giornata da remoto? Anche in questo caso, sono svariati gli strumenti. Per fare qualche esempio:
- Trello: software per il task-management che gestisce la lista di impegni giornalieri, tenendo traccia delle task da completare e di quelle portate a termine.
- ToDo: analoga app di Microsoft, un’agenda virtuale dove segnare scadenze e impegni e depennare obiettivi raggiunti.
- Calendar: permette di pianificare e condividere gli impegni nell’arco della giornata, prendere appunti, gestire riunioni / assenze nel team.
3. Strumenti per la condivisione delle informazioni
Sono tanti i tools per la messaggistica istantanea, ognuno dei quali si affina per offerta e trasversalità. Qualche esempio:
- Teams (Microsoft Office 365): software di messaggistica nato per supportare i gruppi di lavoro da remoto. Le sue potenzialità? Davvero infinite, soprattutto in materia di telelavoro: basti pensare alla possibilità di effettuare videocall singole / di gruppo, condividendo schermo e files in real time, ma anche di registrare riunioni, chattare con singoli colleghi/in gruppo, creare progetti dedicati con uno/più clienti e condividere materiali. Insomma, uno strumento più che prezioso in un periodo in cui veniamo invitati a ricercare soluzioni per la gestione smart del lavoro.
- Slack: le funzioni sono le stesse, l’obiettivo anche, eliminare le barriere fisiche e garantire lo scambio di informazioni e materiali con colleghi e collaboratori.
- Skype / Hangout Meeting: tools che ovviano all’ostacolo della distanza fisica tra persone, permettendo di effettuare call singole / di gruppo, gestire chat e condividere / archiviare materiali. Tutto dalla scrivania!
La digitalizzazione sta cambiando la fruizione del tempo e dello spazio nel mondo del lavoro, non solo favorendo approcci più efficienti e innovativi, ma proponendosi come una validissima alternativa agli spostamenti che spesso il lavoro richiede. Mai come in questo periodo, in cui si richiede senso civico e responsabilità, un approccio curioso verso la tecnologia non è solo un modo per tutelare sé stessi e il prossimo, ma una buona pratica per garantire il proseguo di ogni business con visione ed ottimismo.