Le competenze di un manager sono molteplici e tra le diverse capacità organizzative, metodologiche e relazionali, le skills comunicative e negoziali assumono un ruolo importante nella gestione quotidiana dei progetti.

Negoziare significa collaborare, fare squadra, e implica il raggiungimento di un accordo plurilaterale, vantaggioso per tutte le parti coinvolte. Una delicata fase negoziale può coinvolgere sia interlocutori interni all’azienda – colleghi, collaboratori e responsabili di azienda – che esterni – clienti, partner commerciali e stakeholders.

Migliorare la propria capacità di capire e gestire le situazioni negoziali può tradursi in un considerevole vantaggio competitivo, portando un impatto positivo sul clima aziendale, sulle condizioni lavorative, sulla redditività e la competitività dell’azienda o del gruppo di lavoro.

La capacità di negoziazione dipende dal metodo

Responsabili di progetto, team leader e manager si ritrovano spesso a dover negoziare su fronti diversi: dalla negoziazione sulle risorse a quella sulle tempistiche, alla ridefinizione di un budget o alla rinegoziazione complessiva di un contratto per funzionalità non pianificate o richieste in un diverso momento. Tutte situazioni che determinano una continua pressione sull’attività quotidiana di un gran numero di persone.

Ed è qui che una corretta impostazione e un appropriato “modus operandi” possono contribuire a contenere le possibili situazioni conflittuali che il manager si trova ad affrontare con le parti coinvolte all’interno di un progetto. E per essere efficaci e raggiungere i propri obiettivi risulta fondamentale la fase preliminare di preparazione prima del confronto con la controparte.

Cosa significa saper condurre negoziati efficaci?

• Significa saper conoscere i diversi tipi di negoziazione possibili, le regole e le fasi della negoziazione.
• Significa avere ben chiari gli obiettivi da raggiungere, saperli quindi fissare con chiarezza per compiere le azioni corrette al loro raggiungimento.
• Significa essere in qualche modo tutti soddisfatti dal tavolo negoziale e ottenere il massimo dalla trattativa.

Gli ingredienti essenziali per una negoziazione efficace

Non esiste la ricetta magica che funzioni in ogni occasione, ma certamente gli ingredienti imprescindibili dell’arte del negoziato sono:

• Chiarezza di obiettivi
• Capacità di ascolto
• Assertività ed efficacia comunicativa
• Trovare l’equilibrio tra le parti in gioco
• Lucidità
• Autocontrollo

Due sono gli elementi fondamentali che un buon leader non deve trascurare soprattutto in una fase di gestione negoziale interna:

• L’ascolto: una skill fondamentale perché un buon manager deve saper ascoltare tutte le parti coinvolte nella “trattativa”, offrendo a ciascuno la possibilità di dare la propria soluzione;
• L’imparzialità: un buon manager non prende le difese dell’una o dell’altra parte, ma cerca di mediare e di prendersi il giusto tempo per riflettere, prima di prendere qualunque decisione. Mai cedere al pregiudizio, è fondamentale basarsi solo sugli interessi oggettivi.

Un conflitto non gestito o gestito male porta a un aumento della sfiducia verso l’azienda, un calo di produttività e di creatività, un possibile aumento di licenziamenti e contenziosi e anche alla perdita dell’autostima e del senso di squadra, con una conseguente deresponsabilizzazione del proprio ruolo.

Il professor Sebenius (“The Six Habits of Merely Effective Negotiators”, Harvard Business Review) individua sei errori piuttosto comuni che impediscono di gestire al meglio una negoziazione:

• trascurare i problemi della controparte;
• lasciare che l’elemento economico sovrasti gli altri interessi;
• focalizzare l’attenzione sulle posizioni invece che sugli interessi;
• insistere nel cercare una base comune;
• non riconoscere percezioni soggettive (pregiudizi di ruolo);
• commettere errori di attribuzione.

Con la giusta formazione tutto questo si può evitare.